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Um “sobressalente” pode ser definido como qualquer ativo que não está em produção, mas que está disponível para uso quando necessário. Seu valor é normalmente um ativo nos livros. As peças sobressalentes são diferentes dos “consumíveis”, que são itens de custo relativamente baixo, como patch cords que você compra a granel e mantém em estoque.

Cada data center possui equipamentos sobressalentes disponíveis, seja como uma proteção contra o tempo de inatividade ou para acomodar o crescimento rápido. Ter sobressalentes disponíveis é inteligente, mas poucas organizações os gerenciam com eficácia. Isso leva a custos presos, espaço desperdiçado e segurança e riscos de conformidade se os ativos não forem descartados de maneira adequada.

Às vezes, as peças sobressalentes são adquiridas de forma proativa para fins de reparo, para contornar os prazos de entrega ou como uma “reserva estratégica” quando você antecipar que pode precisar adicionar capacidade adicional rapidamente.

Os ativos podem se tornar sobressalentes involuntariamente, talvez tenham sido destinados ao Projeto X, mas os planos mudaram ou foram comprados como um "caso", mas nunca realmente usados. Também temos o cenário em que sobressalentes podem estar em produção e precisarão ser substituídos por uma nova tecnologia e, em seguida, colocados de volta na prateleira como sobressalentes, acumulando ainda mais tecnologia antiga. 

Depois, há aqueles "sobressalentes" que são menos úteis - equipamento obsoleto ou com defeito que deve ser totalmente desativado e descartado. No mínimo, esse equipamento ocupa espaço e cria um data center desordenado que é difícil de gerenciar.

No entanto, as equipes de TI raramente pensam no gerenciamento de peças sobressalentes até que o departamento financeiro intervenha para uma auditoria ou inventário. De repente, a gerência vê todo esse equipamento e começa a contar dinheiro. O valor do equipamento de informática que isso agrega rapidamente se transforma em 5 ou até 6 números de algarismos!

O que torna difícil gerenciar as peças sobressalentes? Para começar, as peças sobressalentes geralmente estão offline. Que significa ferramentas tradicionais de gerenciamento de TI não ajudarão muito. Outra complicação é que você não pode dizer o propósito ou a história do sobressalente pela observação. Pode ser uma peça sobressalente genuína, ou pode ser uma peça com defeito que foi removida da produção e colocada na prateleira "com as outras peças". 

Mesmo que você saiba que um ativo está com defeito, você não pode necessariamente jogá-lo fora. A mídia de armazenamento pode conter informações de identificação pessoal e outros tipos de equipamento podem ter credenciais e configurações que não devem ser expostas. A conformidade com as políticas, leis e regulamentos da empresa, como o GDPR, torna a desativação um processo complicado. É por isso que as peças defeituosas são freqüentemente mantidas no local apenas para garantir.

O gerenciamento adequado de peças sobressalentes abrange uma série de processos de gerenciamento de TI e negócios, incluindo gerenciamento de ciclo de vida, gerenciamento de disponibilidade, gerenciamento financeiro, gestão de activos e gestão de risco. Diferentes departamentos dentro da organização têm interesse nisso. Como uma etapa inicial, você precisará definir o que é sobressalente e o que é consumível. Pode ser algo tão simples quanto um valor em dólar - tudo o que for menor que US $ 1,000 é um consumível. Depois de ter sua definição, suas ferramentas DCIM e banco de dados de gerenciamento de configuração podem ajudar a simplificar o gerenciamento de peças sobressalentes. 

Para manter as peças sobressalentes sob controle, você precisará revisar cada ativo em seu data center —Racked ou não - e determine se seu valor para o negócio supera o risco e o custo de tê-lo ali. Se isso acontecer, fique com ele. Caso contrário, descarte-o de maneira responsável e documentada. 

Chegar a esse estado pode exigir um inventário, auditoria e limpeza no local. A Rahi Systems pode ajudar com isso. E depois que o processo de gerenciamento de peças sobressalentes for iniciado, você descobrirá que exige cada vez menos esforço a cada ciclo de auditoria.

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