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Hoje, muitas organizações optam por um ambiente de escritório aberto - eliminando paredes e cubículos para quebrar as hierarquias do escritório e encorajar a colaboração. O problema é que as pessoas ainda precisam de privacidade de vez em quando. Embora você pudesse fazer uma chamada privada em um cubículo, agora precisa encontrar uma cabine telefônica, um pequeno espaço para reuniões ou uma sala de conferências. E muitas organizações não têm salas de reunião suficientes alocadas para atender a essa demanda crescente.

Quando a privacidade é precária, o agendamento se torna crítico. No entanto, muitas organizações não estão gerenciando seus calendários de sala de reunião de forma eficaz. Ninguém consegue encontrar uma sala de conferências, mas há uma vazia que foi reservada para a próxima hora. Se a reunião foi cancelada, ela é cancelada no calendário e a sala fica disponível?

Tecnologicamente, há várias coisas que podemos fazer para resolver esse problema. Podemos ligar o plataforma de conferência ao calendário e cancela automaticamente uma reunião que não comece dentro de, digamos, 10 minutos do horário programado. Também podemos adicionar sensores de movimento para ver se as pessoas entraram na sala para realizar a reunião e garantir que ela não seja cancelada se alguém estiver presente.

Existem câmeras que podem determinar o número de participantes na reunião. Isso não apenas ajuda com o agendamento e manutenção, mas pode fornecer metadados benéficos sobre o uso da sala. O Sistemas Rahi a equipe também pode auditar os registros do sistema para determinar se as reuniões estão começando no horário, durando todo o tempo alocado, etc.

Podemos então voltar ao calendário e identificar as áreas problemáticas. Já vimos casos em que há uma reunião semanal marcada para sempre e o funcionário que “era dono” dessa reunião nem trabalha mais para a empresa. Podemos adicionar lógica ao calendário para que esse tipo de coisa não aconteça.

Agora, há certas reuniões que você não gostaria de cancelar. Se o CEO estiver 10 minutos atrasado, você não vai querer remover a reserva da sala de conferência porque a reunião não começou na hora. Da mesma forma, algumas empresas usam escritórios executivos como salas de conferência auxiliares. Se o CEO estiver fora da cidade, o calendário pode mostrar esse escritório como disponível para uma reunião. O administrador do CEO pode ser configurado como o “proprietário” da sala e substituir as configurações automáticas conforme necessário.

Se alguém que tem um escritório tem um grande volume de reuniões, você pode considerar a criação de recursos de áudio e vídeo em seu espaço. Eles podem conduzir pequenas reuniões em seu escritório e reduzir parte da demanda por salas de conferência.

Estas são apenas algumas das técnicas usadas pela equipe de Áudio e Vídeo da Rahi Systems para resolver esses problemas. Se as salas de reunião disponíveis não estiverem atendendo à demanda, entre em contato conosco ou Junte-se a nós no webinar deste mês enquanto discutimos maneiras de maximizar a funcionalidade do espaço que você tem. E se você está planejando se mudar para uma nova instalação, encorajamos você a nos envolver no início do processo e ouvir em 28 de agosto!

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